Mail e bon ton

Nel luglio 2013 l’allora presidente di Ferrari Spa, Luca di Montezemolo, spiegava in una nota ai dipendenti che “l’utilizzo improprio della posta elettronica con decine di destinatari su argomenti che spesso non li riguardano è una delle principali cause di inefficienze e perdita di tempo…” e ne limitava di fatto l’utilizzo.

Effettivamente, sempre più spesso, nelle aziende cresce il disagio per un uso improprio di questo pur utile strumento di comunicazione.E’ dunque logico che anche nei coaching si faccia cenno ad alcune regole basilari per un utilizzo efficace ed efficiente della posta elettronica.

Mettetevi alla prova! Per vedere se qualcuno degli errori più comuni lo commettete anche voi….

Provate a rispondere vero o falso alle seguenti affermazioni. Le risposte giuste sono in fondo, vietato sbriciare!

1. L’oggetto della mail è bene sia il più ampio possibile
2. La correttezza grammaticale è importante, a prescindere dal contenuto, dall’urgenza e dal destinatario
3. La lunghezza della mail varia in funzione del messaggio: lunga quando occorre comunicare molte cose, anche una sola riga per dare una risposta veloce
4. Una struttura compatta del testo agevola la lettura e segnala valore, importanza
5. Lo stile migliore è quello informale, data la struttura stessa del mezzo e la sua origine anglosassone
6. Il nostro stato d’animo si riflette nella mail. Meglio aspettare a clickare invio quando siamo alterati
7. Firmiamo sempre fornendo tutti i nostri dati, anche se il collega ci conosce benissimo o è addirittura un amico
8. Controlliamo bene gli allegati: che ci siano davvero, quanto pesano, come li denominiamo.
9. La segnalazione di assenza è percepita come pedante
10. Alle mail si risponde solo quando sono importanti
11. Alle mail ricevute per conoscenza non è necessario rispondere
12. Nel dubbio, meglio abbondare nel numero dei destinatari
13. Rileggere sempre prima di clickare invio, anche quando si è di fretta.

Fatto? Ed ecco le risposte:

1. Falso. L’oggetto è l’esca dell’intero messaggio, per cui indichiamolo sempre, in breve (max 10 parole) e con chiarezza (va espresso con precisione il succo del messaggio). Teniamo conto che vi sono persone che ricevono anche centinaia di mail al giorno e che potrebbero avere la necessità di ritrovare la nostra a distanza di mesi
2. Vero. Ma molte persone pensano che scrivendo una mail si possa essere sgrammaticati o usare una brutta sintassi. Scrivere male porta il destinatario a leggere male e a volte a comprendere male. Se non si vuole perdere tempo a scrivere bene, perché pretendere che chi riceve debba perdere tempo per capire bene? La nostra arma per farci leggere, capire e rispondere (se necessario) sono le parole: impariamo a utilizzarle correttamente.
3. Falso. Non superare mai le 10 righe. Se le abbiamo superate, proviamo a sintetizzare. Se la mail rimane troppo lunga, evidentemente serve una telefonata o un dialogo faccia a faccia.
4. Falso. Un blocco pieno di parole può scoraggiare chiunque. Inseriamo gli argomenti in ordine di priorità decrescente, separiamo i vari argomenti anche fisicamente (ad es. con elenchi puntati o numerati o almeno inserendo uno spazio bianco) e trattiamo molto sinteticamente ciascun punto.
5. Falso. L’informalità a tutti i costi è da evitare. Lo stile migliore per la maggioranza delle email è quello colloquiale ma al tempo stesso professionale.
6. Vero. E’ utile prestare molta attenzione se quando scriviamo siamo contrariati, critici o peggio adirati. E’ più facile controllare le emozioni quando si comunica di persona o al telefono che quando si scrive. Se siamo arrabbiati scriviamo la mail ma non inviamola subito: inseriamola nelle bozze e rileggiamola dopo qualche ora, con calma. Quasi sempre succederà di volerla almeno modificare.
7. Vero. Forniamo al destinatario tutte quelle informazioni utili ad identificarci e a ricontattarci. Tralasciando però i titoli accademici!
8. Vero. Verifichiamo sempre che gli allegati citati nella nostra email siano stati effettivamente…allegati e che siano quelli giusti. Diamo a ciascun allegato un nome, breve ma che lo identifichi chiaramente. Non inseriamo allegati pesanti per non creare problemi alla casella di posta del destinatario (è comunque possibile comprimere l’allegato).
9. Falso. Qualora dobbiamo assentarci dal lavoro, utilizziamo il sistema di risposte automatiche fuori sede! specificando il periodo nel quale saremo assenti e una persona presente cui è possibile rivolgersi in caso di urgenze. Diamo al nostro interlocutore un’informazione utilissima, anche fondamentale.
10. Falso. Ad una email ricevuta dobbiamo in generale rispondere sempre. Diamo sempre una risposta in tempi brevi. Qualora non possiamo dare una risposta immediata, segnaliamo comunque che abbiamo preso in carico la richiesta.
11. Vero. Se la mail ci è giunta in copia conoscenza la nostra risposta è normalmente ridondante, quindi inutile o dannosa.
12. Falso. Se la mail è indirizzata a più persone, verifichiamo che tutti i destinatari siano effettivamente interessati a ricevere la mail (no alle catene di Sant’Antonio!). Verifichiamo la corretta distinzione tra reali destinatari e semplici destinatari in copia conoscenza.
13. Vero. Prima del click di invio rileggiamo la mail, per evitare errori o refusi o frasi poco chiare. Basta qualche secondo per evitare malintesi che poi richiedono più tempo per essere riparati. Le mail sembrano avere l’immediatezza della conversazione ma sono a tutti gli effetti un testo che rimane nero su bianco. Prestiamo dunque attenzione a tutti quegli elementi che potrebbe essere eventualmente più opportuno trattare a voce.