Molte aziende sono consapevoli dell’importanza di tutti gli aspetti non istituzionali, non formali, che legano le persone. I legami informali possono spesso risolvere problemi e superare colli di bottiglia che impediscono ai progetti e attività correlate, di essere compiuti nel tempo dovuto, rispettando i costi previsti, garantendo la qualità dell’esecuzione a livelli di eccellenza.
Ricordo la reception in cui ero stata accolta: piante, pareti di vetro, trasparenti, avvolgenti come il sorriso dell’HR che ci fa da cicerone in quest’ambiente quasi non reale; divanetti, sedie e sgabelli, banconi con fogli di carta e penne colorate. Alle pareti poster, e se ti avvicini… disegni fatti a mano.
E se guardi ancora meglio, disegni di bambini piccoli.
“Di chi sono?”
“Dei figli delle nostre persone”.
Persone e non dipendenti, penso cercando lo sguardo della collega che già mi prende per il manico della borsa perché osservi che… ebbene si! Accanto alle macchinette del caffè ci sono i punti di raccolta, riconosciuti, di idee, di suggerimenti, di feedback…
Attaccata al muro, ammiccante, una cassettina, lei, come il prodotto che distingue la società, stessi colori, quasi stessa misura, leggermente più grande, decisamente più grande perché le persone vi possano lasciare scritti sui fogli di carta e con le matite colorate che trovano sui banconi… idee, suggerimenti, feedback…
“Funziona? Arrivano feedback utili?” chiedo incuriosita. Con un ambiente così caldo, spero proprio che la risposta sia sì. Che davvero emergano i non detti, le richieste, le competenze strane, le idee stravaganti, le dichiarazioni di odio e di amore.
L’espressione dubbiosa dell’HR manager è la risposta, purtroppo. E sappiamo in due che se l’organizzazione formale è lo scheletro di una impresa, quella informale è il sistema centrale nervoso; guida persone e team.
Se i leader aziendali non conoscono l’organizzazione informale e non la controllano, difficilmente controllano l’azienda stessa. Anche se dominano l’organizzazione formale. Anche con un buon 360°.
Quindi?
E’ l’organizzazione informale a dover essere il focus su cui porre l’obiettivo: il network delle relazioni che le persone instaurano -al di là dei silos rappresentati dalle funzioni e dalle divisioni-, si rivela spesso cruciale per svolgere il proprio ruolo e le attività correlate.
A questo proposito ho creato CAT: un sistema di raccolta e analisi di informazioni all’interno di gruppi di pari, dove ogni gruppo è di massimo 20 persone, e il numero dei gruppi si può ampliare in base alle necessità.
CAT si basa su un questionario composto da 12 domande articolate secondo tre driver:
- Communication> comunicazione
- Advice> consiglio tecnico
- Trust> fiducia.
CAT è rivolto a gruppi, team di persone, identificate secondo diversi parametri: famiglia professionale, ruolo, funzione, divisione, progetto, tipologia di cliente, di fornitore, etc.
Le persone che rispondono al questionario on line, in modo anonimo, sono invitate a esprimersi sul gruppo di colleghi (di cui loro stesse fanno parte) secondo i tre driver sopraddetti.
Ecco le domande nelle tre aree.
Communication: mette in luce chi-parla-con-chi, abitualmente.
- Pensandoci oggi, con chi ti capita di parlare più frequentemente?
- Con chi non hai avuto occasione di parlare spesso recentemente, e vorresti farlo nei prossimi giorni?
- Tra le varie email che ricevi giornalmente, c’é un sender in particolare al quale ti farebbe piacere rispondere o rispondi subito, anche su temi collegati in modo indiretto con il tuo lavoro?
Advice: evidenzia le persone, nell’ambito dell’organizzazione, dalle quali gli altri dipendono per risolvere determinati problemi. Sono gli opinion leader, gli expert, fonte di informazioni, di suggerimenti tecnici.
- Con chi parleresti per avere un consiglio tecnico, per risolvere un problema, riguardo un’attività critica?
- Chi ti porteresti a bordo in un team di progetto, perché le/gli riconosci iniziativa, creatività, consapevolezza delle proprie risorse, determinazione e orientamento al risultato?
- Dopo un solo giorno di training-on-the job, sei chiamato a svolgere un ruolo nuovo. Con chi vorresti farlo?
- Chi cercheresti per scambiare opinioni sulla gestione più efficace del rapporto con un Cliente o con un Fornitore?
- Sei giunto a una nuova idea. Hai intravisto una soluzione che potrebbe portare valore aggiunto. Con chi ne parli, sicuro che la comprenderà?
- Sei in stallo. Senti che non stai giungendo a niente di nuovo. A chi ti rivolgi perché pensi che ti possa aiutare a pensare in altro modo, out of the box?
Trust: rileva a quali persone gli altri si appoggiano per condividere informazioni particolari o ne chiedono il sostegno in particolari condizioni, per essere incoraggiati e motivati.
- Con chi condivideresti -in modo riservato- una tua preoccupazione riguardo a un tema, un problema correlato con il tuo lavoro?
- Hai finito di preparare una presentazione al top management. Le conclusioni a cui sei giunto esaminando dati e fatti concreti, potrebbero farti apparire impopolare. Chi scegli per avere un supporto?
- Hai la possibilità di scegliere un coach, un mentore, per una nuova attività che sei chiamato a svolgere e che senti di non conoscere a fondo. Chi vorresti avere al tuo fianco? Chi pensi possa interpretare il tuo stato d’animo, per incoraggiarti e motivarti?
CAT serve a raggiungere questi obiettivi:
- identificare i punti nevralgici che concorrono al buon andamento delle varie attività, andando a individuare e valorizzare le buone pratiche in essere.
- identificare chi viene riconosciuto dagli altri come possibile mentore
- identificare chi viene riconosciuto come affidabile e come knowledge owner
- formulare piani di sviluppo coerenti con la natura dell’organizzazione, sostenuti da attività di counselling, coaching e mentoring focalizzate al sostegno delle persone nella ridefinizione e mantenimento di obiettivi personali-professionali.
Né l’una, l’organizzazione formale, né l’altra, quella informale, stanno bene da sole. Come i sentimenti e la ragione hanno bisogno di ri-conoscersi.
Naturalmente non basta un questionario! Occorre una metodologia applicativa solida, che consenta di interpretare e utilizzare le informazioni che si sono fatte emergere. Eccola.
Ho già utilizzato CAT in diverse aziende, e i risultati sono andati al di là delle aspettative.
Questo mi spinge a descriverlo analiticamente su queste pagine, e quindi implicitamente a regalarlo a chi vorrà applicarlo a sua volta.
Chiedetemi dettagli ulteriori, se vi servono. Vi chiedo solo di condividere con me i risultati, in modo da darmi un feedback e quindi la possibilità di migliorarlo ulteriormente!
<CAT> è una metodologia registrata in CoachingTools®
